Możliwość kupowania benzyny, sprzętu do drobnych prac domowych, komputerów, sprzętu RTV i AGD na firmę skusiło wielu przedsiębiorców. Możliwość wrzucenia sobie w firmowe koszty domowych zakupów działa na zasadzie sytego wilka i całej owcy. Dzięki takiemu rozwiązaniu nabywa się bowiem towary, od których później można odliczyć sobie część kwoty, którą jest podatek VAT.
Kwestię tę reguluje ustawa z dnia 11 marca 2004 roku, o podatku od towarów i usług, a dokładnie artykuł 109. Zarówno rejestr sprzedaży VAT, jak i rejestr zakupów VAT musi być prowadzony przez każdego, czynnego płatnika VAT, nawet wtedy, kiedy jego przychody i rozchody są na poziomie zerowym. Ewidencja nie jest skonkretyzowana, dlatego jej forma i charakter są dowolne, muszą one jednak zawierać dane niezbędne do stwierdzenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości podatku należnego, kwoty podatku naliczanego, który pomniejsza kwotę podatku należnego, kwotę podatku, który w pełni podlega wpłacie do właściwego US, lub zwrotowi z jego strony, sumy podatku sformułowanego przy częściowym odliczeniu podatku VAT oraz innych danych i informacji, które mogą służyć do poprawnego zrobienia deklaracji podatkowej. Każdy młody przedsiębiorca powinien od początku pilnować swojej ewidencji, jako że każda nieprawidłowość może być skontrolowana przez urząd.
Oszacowanie przez upoważnione osoby (organy podatkowe) może się okazać wielce nierentowne, jako że żaden przedsiębiorca nie jest nieomylny, a jego pomyłki, w oczach urzędników mogą wyglądać jak działania celowe, co niekiedy owocuje w bardzo stresujące kontakty z US.
Jeżeli zamierzamy założyć już w najbliższych dniach działalność gospodarczą, to naprawdę warto wiedzieć, że można ją zarejestrować przez Internet, czyli pojawiła się możliwość, która jeszcze niedawno była nie do pomyślenia. Ci, którzy zakładali działalność przed lipcem musieli wędrować po urzędach, a teraz wystarcza wypełnienie dokumentu online. Odpowiedni formularz należy pobrać z platformy służb administracji a potem już tylko poprawnie wprowadzić wszystkie wymagane dane. W dobrej sytuacji jesteśmy zwłaszcza wtedy, gdy posiadamy podpis elektroniczny lub też tak zwany profil zaufany, wyrobiony uprzednio w Urzędzie Skarbowym – wtedy ceidg jest rzeczywiście jedyną formalnością na drodze do założenia działalności. Jednak jeśli decydujemy się na formularz elektroniczny, ale nie posiadamy ani podpis elektronicznego ani profilu zaufania, wtedy będziemy wezwani do złożenia podpisu pod wnioskiem w ciągu kilku dni. Jeśli mamy jakieś wątpliwości co do wypełniania formularza, wtedy warto zajrzeć na to samo forum, na które być może zaglądaliśmy poszukując informacji, jak powinna wyglądać prawidłowa faktura vat. W formularz wpisujemy zarówno swoje dane osobowe jak i dane dotyczące przyszłej działalności. Na samym początku będziemy poproszeni o wybranie odpowiedniego urzędu – pamiętajmy, że ponieważ wypełniamy uniwersalny formularz, to wpisujemy Ministerstwo Gospodarki. Ogólnie nie trzeba się bać tego, że coś nam pójdzie źle, gdyż formularz jest dość przyjazny użytkownikowi, tak więc warto spróbować.
Czymś, co powinno w jakiś sposób zostać nagrodzone i wyróżnione w plebiscycie na najlepsze wynalazki ułatwiające pracę na pewno jest program do faktur. Dzisiaj trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie jakiegokolwiek biura bez takowego programu. Takie programy oferowane są w dwóch rodzajach od – stacjonarnego, aż do – internetowego, dzięki czemu bez problemu znajdziecie godny siebie uwagi tai program. Program do fakturowania to wynalazek naszych czasów, ale tak szybko się przyjął, że każdemu wydaje się, iż istniał on od zawsze, a już na pewno od bardzo dawna. Jak wiadomo program stacjonarny to program, który instaluje się bez pośrednio na komputerze, często niestety wymaga on od nas bardzo dużych parametrów komputerowych. To nie jest jednak prawdą, bo jakiś czas temu wszystko trzeba było wykonywać osobiście i wypisywać faktury ręcznie. Na szczęście wszystko się zmieniło i część tej żmudnej pracy przejęły za ludzi komputery. Gdyby nie one pewnie księgowi po dzień dzisiejszy musieliby ręcznie wypisywać faktury, a to chyba nikomu nie sprawiało nigdy zbyt wielkiej radości i nikt z wielką ochotą tego nie wykonywał. Teraz, kiedy istnieją takie udogodnienia, to wystawianie faktur nie stanowi większego problemu i można w krótkim czasie wypisać naprawdę dużo tych dokumentów. Program do faktur rozwiązał, więc wiele problemów. Dziś takie programy posiadają także kopię zapasowa, która zagwarantuje wam dodatkowe dokumenty w razie skasowania swoich czy też zepsucia się programu.
Każdy doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że wszelkiego rodzaju specjalistyczne oprogramowania dostępne na rynku są dość drogie i znacznie mogą nadszarpnąć kieszeń rozpoczynających swoją działalność przedsiębiorców, którzy przecież muszą zainwestować znaczne kwoty w początek swojej działalności tak by ich biznes najpierw zaistniał a potem utrzymał się na rynku. Z myślą właśnie o nich portale specjalizujące się w oprogramowaniach przygotowały atrakcyjną propozycję, o której warto wiedzieć. Na ich stronach bez żadnego problemu można pobrać darmowy program do fakturowania, który jest w pełni wartościowy i bezpieczny. Pomimo, że jest to podstawowa wersja, która nie posiada oprócz możliwości wystawiania dokumentów sprzedaży towarów i usług a także ich prawidłowej ewidencji, innych bardziej funkcjonalnych rozwiązań, to dla początkujących przedsiębiorców jest idealnym rozwiązaniem. Zazwyczaj początki każdej firmy wiążą się z niewielką ilością przeprowadzanych transakcji, dlatego też nawet dość uboga wersja oprogramowania przeznaczonego do faktur jest w zupełności wystarczająca, bo w końcu poco płacić za dodatkowe moduły, których się tak naprawdę nie wykorzystuje. Z czasem używany darmowy program do faktur można przecież poszerzyć o dodatkowe możliwości, które spełnią potrzeby nawet dużych i dobrze już prosperujących przedsiębiorstw, które wystawiają dziennie znaczne ilości faktur. Tak więc nim sięgniemy po drogie oprogramowanie najpierw rozejrzyjmy się, co możemy dostać od ręki i za darmo.
Księgowość jest z pewnością niezwykłą bolączką dla większości ludzi, którzy co by nie mówić starają się pracować i samemu prowadzić firmę. Standardowa księgowość papierowa wymaga od takich ludzi niezwykłego skupienia oraz zapoznania się z wszelkimi aspektami księgowości. Jednak cały nas świat ciągle się rozwija i w tym przypadku można to uznać za naprawdę dobre dla małych i mikro przedsiębiorców, którzy starają sobie radzić sami w meandrach księgowości i tym samym prowadzić księgowość na własną rękę. I tutaj bardzo przydatny okazuje się program do faktur czy elektroniczna księga przychodów i rozchodów, które pomagają każdemu przedsiębiorcy prowadzić samemu coś tak zaawansowanego jak księgowość. W sumie rewolucja zaczęła się od programów do wystawiania faktur VAT i innych, jednak z czasem objęła także cała księgowość. Na chwilę obecną mamy do dyspozycji 2 rodzaje takowych programów. Przede wszystkim są to zwykłe programy komputerowe, które znamy wszyscy, jako że na co dzień z nich korzystamy. Programy takie są w różnym stopniu zaawansowane. Z drugiej strony możemy mówić o Internetowych aplikacjach, które mają poważną przewagę nad rozwiązaniem czysto programowym – wygodę i bezpieczeństwo. Wygoda- bo dzięki nim spokojnie może zostać przez nas wystawiona faktura online w każdym miejscu z podłączeniem do Internetu, w każdej chwili możemy znaleźć potrzebne nam informacje o kontrahentach czy naszych wydatkach i zyskach. Ponadto bezpieczeństwo – nie grozi nam utrata danych przez stratę nośnika.
Firma jest bardzo interesującym miejscem. Przede wszystkim każda firma jest jedyna w swoim rodzaju i ma swoją że tak powiem bardzo wykwalifikowaną i ukierunkowaną na różne czynności kadrę. Bez względu na to w jakim sektorze działa firma, należy pamiętać że każda firma jest czymś w rodzaju że tak powiem, fabryki. Przy połączonej mocy pracowników i wszelkich środków stara się wytworzyć dany produkt. Oczywiście, każda wręcz firma musi się użerać z czymś takim jak biurokracja. Sprowadza się to do tego że musi prowadzić coś takiego jak księga przychodów i rozchodów, wystawiać VAT R i każdą inną fakturę VAT. Oczywiście księgowość w firmach jest czymś, co z pewnością dobija wszystkich ludzi. Księgowość jest bowiem niezwykle denerwująca zwłaszcza kiedy staramy się prowadzić ją samemu. Przychody, rozchody, odliczanie od podatku i tego typu akcje bywają naprawdę irytujące niektórych sytuacjach i warto unikać czegoś takiego nie tylko aby zaoszczędzić sobie trochę pracy, ale także aby zaoszczędzić sobie rozczarowań i nerwów. Oczywiście, na chwilę obecną możemy się posługiwać takimi narzędziami jak dajmy na to faktura online czy księga przychodów i rozchodów prowadzona w formie elektronicznej która jest prosta i przejrzysta. Oczywiście niektórzy wola bardziej solidne rozwiązania i zapach atramentu na papierze. Zwłaszcza ze nie możemy zapominać że mimo wszystko dane zapisane na komputerze i innych nośnikach danych powinny być specjalnie zabezpieczone, gdyż ich utrata byłaby dla nas nieciekawa.
Wszyscy wiemy, że zweryfikowanie wiarygodności partnera jest podstawowym czynnikiem wyznaczania ryzyka biznesowego, zwłaszcza jeśli chodzi o księgowość. Wpływa więc na dyktowane ceny i, pośrednio, na kondycję finansową firmy. Czy istnieje prosta i niezawodna metoda sprawdzenia jego wiarygodności? Nie ma niestety dającego stuprocentową pewność rozwiązania. Możemy jednak znacznie obniżyć ryzyko korzystając z taniego i powszechnie dostępnego źródła informacji — Biura Informacji Gospodarczej. BIG nie oferuje jedynie jednorazowego sprawdzenia wiarygodności partnera. Jeżeli ktoś budzi nasze szczególne wątpliwości, możemy również zlecić monitorowanie zmian informacji gospodarczych i zawczasu dowiedzieć się o problemach z płynnością finansową kontrahenta. Dzięki rejestrom BIG możemy zareagować zanim będzie za późno. Jeżeli jednak nie ustrzeżemy się przed wyborem niewiarygodnego partnera i jego zobowiązania finansowe nie zostaną zrealizowane, możemy wpisać go do rejestru dłużników BIG. Każdy, kto kiedykolwiek miał problem ze spłatą długu wie jak niszczący jest on dla reputacji przedsiębiorcy. Dzięki pośrednictwu BIG-u możemy przymusić dłużnika do nadrobienia zaległości finansowych. Na jaką skuteczność możemy liczyć? BIG twierdzi, że wynosi ona 75%. Innymi słowy, dzięki Biuru Informacji Gospodarczej możemy zmusić do spłaty długu każdego, kto jest w stanie go spłacić. Żaden rozsądny przedsiębiorca nie pozwoli wpisać siebie do rejestru dłużników. Korzystając z rejestrów BIG-u mamy dostęp do tych samych informacji, z których korzystają wielkie banki i sieci telekomunikacyjne. Za pośrednictwem Biura uzyskujemy również dostęp do danych z Biura Informacji Kredytowej i Związku Banku Polskich. Powszechność i bogactwo rejestrów BIG-u zapewnia im wysoką skuteczność. BIG to nie tylko świetne źródło informacji, to bardzo użyteczne narzędzie, które wyraźnie zmniejsza ryzyko i związane z nim trudności. BIG posiada w swej ofercie usługi dla osób prywatnych, firm i samorządów. Przygotowuje również częste promocje dla klientów wyspecjalizowanych. Każdemu z nas zaś oferuje darmowe sprawdzenie, czy nie znajdujemy się w rejestrze dłużników. Jeżeli ktoś kiedyś odmówi nam lub naszej firmie kredytu, warto odwiedzić Biuro Informacji Gospodarczej.
Wielu z nas ciągle boi się zawierania transakcji przez Internet. Obawiamy się, że w sieci łatwiej nas oszukać niż poza nią. Przekonanie to jest oczywiście bardzo niesprawiedliwe, warto się jednak zastanowić jak sprawić, by Internetowy biznes naszej firmy odbywał się na lepszych warunkach i był finansowo bezpieczniejszy? Punktem wyjścia jest zaufanie. Sprawmy, by nasz kontrahent nam zaufał. Sprawi to, że będzie czuł się pewniej oraz bezpieczniej i będzie miał mniej powodów, by zerwać transakcję lub nas oszukać. Sprawmy, byśmy mogli bezpiecznie zaufać naszemu kontrahentowi. Zażądajmy od niego faktury VAT — część oszustów boi się zdecydowanych żądań i zrywa kontakt gdy takie się pojawiają. Jeżeli jesteś klientem — zaproponuj niewielką zaliczkę. Jeżeli jesteś zleceniobiorcą — poproś o nią. To również buduje zaufanie i podnosi komfort psychiczny. Sprawia również, że druga strona nie chce zawieść. Wykorzystaj również istniejące i ubezpieczone na wypadek oszustwa instytucje, jak np. Allegro. Po co wyważać otwarte drzwi? Warto pro forma przepuszczać wszystkie droższe transakcje przez ubezpieczone serwisy aukcyjne, gdyż w razie trafienia na oszusta uzyskamy twardy dowody zawarcia umowy zakupu-sprzedaży i łatwiej będzie nam dochodzić swoich praw z pomocą policji. Transakcje Internetowe są zaindeksowane i uporządkowane, co ułatwia pracę księgowemu firmy. Poza tym wiele serwisów aukcyjnych prowadzi swoje rankingi użytkowników, dzięki czemu możemy nabrać większej pewności co do rzetelności kontrahenta.
Powszechna informatyzacja współczesnego świata sprawia, że wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie czegoś takiego jak księgowość w licznie dostępnych na rynku programach księgowych i rezygnuje z profesjonalnej obsługi księgowej. W sieci znaleźć można cały szereg programów generujących coś takiego jak faktura online i wspomagających prowadzenie księgowości (również w formie online). Oto jeden z nich: Księga Express STD. Księga Express STD do, jak to bywa w świecie aplikacji biurowych, darmowa i uboższa wersja swej komercyjnej siostry — Księgi Express Pro. Korzystając z wersji darmowej godzimy się na podleganie pewnym ograniczeniom. Nie poprowadzimy na jednym komputerze księgowości kilku firm (tak więc zawodowy księgowy raczej nie będzie zadowolony z wersji darmowej), obsługi kosztów flotowych i paru systemów ewidencyjnych. To niewielka cena za dostęp do pozostałych funkcjonalności programu, które w pełni powinny zaspokoić potrzeby księgowości małych firm i samodzielnych przedsiębiorców. Wbudowane moduły wspomagają sporządzanie deklaracji VAT-7, VAT-7K, PIT-5, PIT5-l i obsługę faktura VAT. Program umożliwia również prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Intuicyjna obsługa nie będzie stanowiła problemu dla nikogo, kto jest w stanie poradzić sobie z prostymi arkuszami danych. Dla wolniej uczących się księgowych przygotowano dział „Pomoc”. Powszechna komputeryzacja dała nam narzędzia, z których grzech byłoby nie skorzystać! Liczne darmowe aplikacje biurowe upraszczają administrowanie księgowością i finansami wielu firm.
Jeżeli kiedykolwiek będziemy mieli problemy z skarbówką, faktury VAT będą jedną z pierwszych grup dokumentów, o które poproszą kontrolerzy. Każdy podatnik ma obowiązek przechowywać je przez okres pięciu lat, w trakcie których faktury są wolne od przedawnienia podatkowego. Nowością jest, że od kilkunastu miesięcy nie mamy obowiązku składować faktur w formie papierowej. Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z listopada dwa tysiące dziewiątego roku uwolniło nas od obowiązku przechowywania faktur VAT w formie papierowej. Możemy gromadzić je w mniej wygodnej postaci skanów oraz obrazów lub w w postaci wygodniejszej — bazach danych. Bazodanowe systemy gromadzenia faktur połączone z programem je interpretującym wystarczą nam w trakcie kontroli skarbowej do wykazania naszej uczciwości. Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego sprawiło również, że nie musimy się martwić o wiarygodność naszych firmowych faktur e-mail. Podlegają one takim samym metodom sprawdzania jak faktury papierowe! Decyzja ta usprawniła pracę wielu kancelarii oferujących księgowość online i rozliczenia Internetowe. Dzięki niej nie trzeba przechowywać całych archiwów dokumentacji i utrzymywać kosztownej dokumentacji. Chroni ona również wielu mniejszych przedsiębiorców, którzy korzystają z elektronicznych programów do obsługi faktur. Cyfrowe bazy danych i aplikacje do zapisywania faktur VAT ułatwiają życie niejednej firmie, dlatego decyzję Najwyższego Sądu Administracyjnego trzeba uznać za bardzo przyjazną przedsiębiorcom.